Wszystko, co musisz wiedzieć o hostingu księgowości w chmurze. Odpowiedzi udzielone przez wiodących ekspertów

Przeniesienie księgowości na serwery wirtualne to jedno z najczęstszych zapytań kierowanych do zespołu Tucha. Często jednak przed podjęciem decyzji o przeniesieniu aplikacji i danych do chmury klienci mają szereg pytań:

• "Czy maszyny wirtualne są odpowiednie dla mojej firmy?".
• "Czy aplikacje, z których księgowi korzystają obecnie w biurze, można umieścić w chmurze?"
• "Którzy specjaliści będą mogli pracować na wirtualnych serwerach?".

Jeśli obecnie planujesz outsourcing działu księgowości do chmury i szukasz odpowiedzi na podobne pytania, ten artykuł jest dla Ciebie. Zebraliśmy w nim zarówno nasze własne doświadczenia w codziennym doborze rozwiązań dla klientów oraz przenoszeniu programów i danych do chmury, jak i komentarze partnerów Tucha – czołowych ekspertów automatyzacji biznesu, którzy od wielu lat wdrażają programy księgowe dla firm i hostują je w chmurze Tucha. Odpowiedzmy więc krok po kroku na wszystkie pytania.

Dedykowane serwery wirtualne (VPS) mogą hostować wszystkie te same programy księgowe, aplikacje internetowe i dane, co lokalne maszyny fizyczne działające w biurze. Może to być na przykład:

• oprogramowanie do księgowości, podatków, kadr i zarządzania dokumentacją;
• oprogramowanie do raportowania i elektronicznego zarządzania dokumentami;
• systemy do zarządzania relacjami z klientami i planowania zasobów przedsiębiorstwa;
• aplikacje klient-bank;
• systemy CRM i ERP, telefonia IP;
• poczta korporacyjna;
• firmowe bazy wiedzy, archiwa, dokumenty, pliki w dowolnym formacie itp.

Innymi słowy, serwery wirtualne nie różnią się od lokalnych serwerów fizycznych w biurze pod względem ich przeznaczenia i możliwości hostowania aplikacji. Są one jednak znacznie bardziej niezawodne, bezpieczne, wygodne i mają wiele innych ważnych zalet, którymi eksperci podzielą się w osobnym artykule.

Serwery wirtualne mogą pomóc firmom różnej wielkości i z różnych branż poprawić ochronę danych handlowych i uprościć dostęp pracowników do przestrzeni roboczej. Mogą to być zarówno małe, prywatne firmy z jednym lub dwoma zewnętrznymi księgowymi, jak i duże korporacje z wewnętrznym zespołem księgowych.

"Specjalnie opracowane programy ułatwiają prowadzenie księgowości i dokumentacji finansowej w każdej dziedzinie działalności", – mówi Olena Shatalina, kierowniczka ds. sprzedaży w Fort.Group. Opierając się na własnym doświadczeniu, ekspertka jest przekonana, że usługi w chmurze są równie odpowiednie dla wszystkich uczestników procesów biznesowych każdej firmy: "Na wirtualnych serwerach można wygodnie przechowywać dokumentację podatkową, śledzić płatności, przygotowywać i przesyłać raporty elektroniczne i papierowe, wchodzić w interakcje z bankiem klienta i zarządzać podpisem elektronicznym".

Fort.Group współpracuje z ukraińskimi przedsiębiorstwami i instytucjami od ponad 20 lat, a głównym celem firmy pozostaje tworzenie oprogramowania do automatyzacji przedsiębiorstw, zapewnianie wysokiej jakości obsługi klienta i wdrażanie systemów automatyzacji biznesu. "Naszymi klientami są różni przedstawiciele biznesu na każdym poziomie", – dodaje Olena Shatalina.

Sergiy Onoshenko, współzałożyciel QWERTY Group, również zauważa, że ich klienci są zaangażowani w różne rodzaje działalności i są to głównie sprzedawcy detaliczni, firmy produkcyjne, instytucje finansowe i inne organizacje, które muszą śledzić swoją działalność i przeprowadzać transakcje finansowe. QWERTY Group specjalizuje się w automatyzacji procesów biznesowych za pomocą oprogramowania – od wyboru i sprzedaży po wdrożenie w przedsiębiorstwie i dalsze wsparcie informacyjne. W ten sposób partnerzy pomagają firmom prowadzić prawidłowe i dokładne sprawozdania finansowe oraz przygotowywać je na czas, optymalizować obciążenia podatkowe, kontrolować koszty i planować budżety, a także zapewniają niezawodny hosting oprogramowania księgowego, umieszczając je w chmurze firmy Tucha.

Klienci Intek-Inform, która działa od 2009 roku i świadczy kompleksowe usługi IT, w tym sprzedaż i wsparcie oprogramowania księgowego, specjalizują się również w różnych obszarach działalności. Jewhen Masenko, zastępca dyrektora Intek-Inform, zauważa: "Mamy doświadczenie we wdrażaniu i obsłudze różnych obszarów działalności: handlu, magazynów, sklepów detalicznych, aptek, placówek gastronomicznych, branży kosmetycznej i rolnictwa. Jednak nadal koncentrujemy się na sektorze rolniczym: jesteśmy tam najlepiej znani, a poczta pantoflowa jest bardziej skuteczna w tym obszarze".

Jednocześnie Jewhen Masenko zwraca uwagę, że rolnicy są często nieufni wobec wszystkiego, co nowe i niechętnie przyjmują innowacje, ale wiele zależy od kierownictwa. "Z doświadczenia wynika, że menedżerowie są bardziej zainteresowani nowym ciągnikiem lub kombajnem niż nowym komputerem lub zdalnym serwerem. W takich przypadkach, aby przekonać klientów do korzyści płynących z chmury, mówimy im o wygodzie i mobilności, bezpieczeństwie danych, które otrzymują. Na przykład właściciele firm lubią przeglądać raporty finansowe, gdy są w podróży służbowej lub na wakacjach. A z chmurą można połączyć się z dowolnego miejsca na świecie, co jest bardzo wygodne", – dzieli się swoimi spostrzeżeniami partner. Ponadto specjaliści Intek-Inform mają własną linię konsultingową, aby pomóc klientom rozwiązać każdy problem związany z księgowością, podatkami, HR i rachunkowością zarządczą.

Pracę na serwerze można zorganizować dla wszystkich profesjonalistów, którzy pracują z programami i danymi księgowymi i potrzebują wygodnego zdalnego dostępu do nich w dowolnym momencie:

Księgowych, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych.

W chmurze specjaliści mogą wygodnie prowadzić dokumentację księgową, tworzyć faktury, kontrolować należności, realizować płatności rachunków i listy płac oraz wykonywać inne transakcje finansowe. Usługi w chmurze są również przydatne dla księgowych do przeprowadzania analiz finansowych, tworzenia raportów i prognoz oraz automatyzacji wielu innych zadań, takich jak automatyczne raportowanie, integracja z systemami bankowymi w celu otrzymywania danych transakcyjnych, automatyczne obliczanie podatków i tak dalej – w skrócie, wszystkie procesy, które księgowy zwykle wykonuje na co dzień.

Dzięki umieszczeniu informacji na wirtualnych serwerach, specjaliści mogą łączyć się z przestrzenią roboczą z dowolnego miejsca na świecie, szybko aktualizować informacje w programach i dokumentach, pracować w jednej przestrzeni z kolegami i łatwo wymieniać dane z klientami.

W ten sposób usługi w chmurze upraszczają pracę specjalistów ds. rachunkowości, pomagają im efektywniej wykorzystywać czas pracy i poprawiają dokładność ich pracy.

Menedżerów i właścicieli firmy.

Umieszczenie oprogramowania księgowego i danych w chmurze umożliwia menedżerom i właścicielom firm przeglądanie i kontrolowanie danych w dowolnym momencie, śledzenie wyników finansowych, zatwierdzanie obliczeń, podpisywanie dokumentów oraz wprowadzanie zmian i uzupełnień w dowolnym czasie i z dowolnego urządzenia. Chmury ułatwiają również wygodną interakcję między księgowymi, menedżerami i innymi pracownikami, którzy mają dostęp do przestrzeni roboczej. Wszystkie zmiany i aktualizacje są wyświetlane w czasie rzeczywistym, co ułatwia dzielenie się informacjami i wspólną pracę nad zadaniami.

Dlatego chmura obliczeniowa jest potężnym narzędziem dla menedżerów i właścicieli firm: dzięki wygodnemu dostępowi do danych księgowych z dowolnego miejsca pomaga im podejmować szybsze decyzje i efektywniej zarządzać finansami i zasobami firmy.

Chmury to przydatne rozwiązanie dla firm każdego rodzaju i wielkości. Ze względu na fakt, że serwery wirtualne mogą hostować wszystkie aplikacje i dane księgowe, a także niektóre z nich, każda firma może korzystać z chmury i uzyskać wszystkie korzyści, które wraz z ekspertami ds. automatyzacji biznesu omówimy bardziej szczegółowo w następnym artykule.

A jeśli masz jakieś pytania lub zadanie dla nas, nie trać więcej czasu: napisz lub zadzwoń do nas i uzyskaj poradę dotyczącą wyboru indywidualnego rozwiązania.